Regolamento

Il presente regolamento nasce dall’esigenza di fornire un riferimento chiaro, condiviso e coerente per orientare la condotta dei Soci di PianoLink nei rapporti reciproci, verso l’Associazione e nella promozione delle iniziative e delle attività a essa correlate, sia interne che esterne.

L’obiettivo è quello di favorire la partecipazione attiva, la collaborazione e la creatività dei Soci, incoraggiandone le proposte e il coinvolgimento, nel rispetto dei valori fondanti, delle finalità istituzionali e dell’immagine dell’Associazione.

Attraverso queste linee guida si intende:

• assicurare un corretto coordinamento tra le iniziative individuali e l’attività associativa;
• garantire la tutela degli interessi generali di PianoLink, dei suoi Soci e dei suoi partner;
• promuovere un ambiente collaborativo, inclusivo e privo di conflitti di interesse;
• rafforzare la brand identity e l’autorevolezza di PianoLink in ogni contesto, sia nazionale che internazionale;
• valorizzare la dimensione etica e la responsabilità nella gestione delle opportunità e delle relazioni esterne.

Il regolamento si applica a tutte le iniziative che coinvolgono, direttamente o indirettamente, Soci e i Contatti di PianoLink, e, più in generale, ai comportamenti dei Soci nell’ambito della vita associativa, e costituisce un riferimento imprescindibile per garantire chiarezza, trasparenza e continuità nello sviluppo delle attività comuni.

Salvo che sia diversamente specificato o sia diversamente desumibile dal contesto, i termini sotto elencati al singolare comprendono anche il plurale e declinati in un genere (maschile o femminile) comprendono anche quelle del diverso genere, e avranno il significato agli stessi attribuito, come di seguito indicato:

Evento: qualsiasi manifestazione musicale, culturale, didattica, ricreativa, cinematografica, rassegna, festival, conferenza, concorso, premio, saggio, concerto, musical ed ogni forma di spettacolo organizzati e/o promossi e/o gestiti, che siano legati alla musica.

Contatti PianoLink: tutte le persone fisiche o giuridiche con cui l’Associazione intrattiene o ha intrattenuto relazioni istituzionali, artistiche o operative (quali partner, sponsor, enti, istituzioni, artisti, pubblico, collaboratori e fornitori), nonché quelle conosciute dal Socio per effetto diretto o indiretto dell’acquisizione della qualità di associato o della partecipazione alle attività associative. Rientrano pertanto tra i Contatti PianoLink anche i soggetti con cui il Socio entri in relazione grazie alla propria appartenenza all’Associazione o alla reputazione e alle opportunità da essa generate.

Termini e definizioni non diversamente specificati, si intendono ripresi dallo Statuto dell’Associazione.

Art.1 – Iniziative dei Soci

Si intende per “Iniziativa dei Soci” l’Evento o progetto ideato e promosso da uno o più Soci, anche se svolto al di fuori dell’Associazione, che coinvolga altri Soci o Contatti PianoLink.

Per garantire una proficua interazione e il massimo supporto e collaborazione, è richiesta una comunicazione preventiva al Presidente per ottenere l’approvazione delle Iniziative dei Soci anche se esterne a PianoLink.

Le Iniziative dei Soci sono incoraggiate e ben accolte, purché siano in armonia con i valori e gli obiettivi di PianoLink, e non generino alcun tipo di conflitto di interesse, né siano riconducibili a enti o soggetti le cui attività o i cui valori contrastino con quelli di PianoLink.

Una volta ottenuto il consenso per la realizzazione della proposta e per il coinvolgimento dei Soci e/o dei Contatti PianoLink, PianoLink si impegna a collaborare per raccogliere le adesioni. Se autorizzato, il Socio avrà l’opportunità di gestire l’Evento, con l’impegno a garantire trasparenza totale su ogni aspetto, soggetti coinvolti e informazioni di contatto, eventuali finanziamenti, sponsorizzazioni, incassi etc. È essenziale mantenere un aggiornamento costante con PianoLink sugli sviluppi delle interazioni esterne, promuovendo così un flusso di informazioni aperto e produttivo.

Art. 2 – Coinvolgimento e ruolo di PianoLink in Eventi proposti dai Soci: Patrocinio o Collaborazione 

I Soci sono incoraggiati a proporre Eventi, che possono essere realizzati:

• con patrocinio di PianoLink : autorizzazione concessa da PianoLink per l’uso del nome e del logo senza coinvolgimento organizzativo diretto.
  • Esclusivo / Non Esclusivo
• in collaborazione diretta con PianoLink: partecipazione diretta e attiva di PianoLink all’organizzazione di un Evento, che diventa ufficialmente riconosciuto dall’Associazione.

Gli Eventi patrocinati o collaborati da PianoLink dovranno rispettare tutte le normative vigenti in materia di sicurezza, permessi e diritti. Il Socio promotore è tenuto a garantire che siano attivate adeguate coperture assicurative e a comunicare tempestivamente eventuali rischi al Direttivo.

Art. 3 – Eventi con il patrocinio di PianoLink

Attraverso il patrocinio PianoLink concede l’uso del nome e del logo, permettendo così maggiore visibilità senza intervenire direttamente nell’organizzazione. Il Socio si impegna a garantire la totale trasparenza, senza trasferire alcun onere a PianoLink. Il Consiglio Direttivo fornirà indicazioni e linee guida per una corretta gestione.

Art. 4 – Eventi in collaborazione con PianoLink

Con la collaborazione, PianoLink partecipa attivamente alla realizzazione dell’Evento, trasformandolo in un Evento ufficiale di PianoLink, sotto la guida e la responsabilità del Presidente e del Direttivo, i quali hanno un potere di indirizzo vincolante. Per rafforzare la brand identity e promuovere una comunicazione efficace e coerente, il Socio promotore utilizzerà per tutte le comunicazioni relative all’Evento una casella email dedicata con dominio @pianolink.it dotata di intestazione e firma istituzionale standard riportante il logo e i dati identificativi dell’Associazione e la firma in calce “PianoLink”. Tutte le comunicazioni in uscita e in entrata relative all’Evento dovranno mantenere tale formato, evitando l’uso di indirizzi email o firme personali o professionali con dominio differente. Ogni comunicazione dovrà includere in copia conoscenza il Presidente e/o gli indirizzi email indicati dallo stesso per tale finalità.

• • Direzione Artistica:
    • Nel caso di Eventi realizzati in collaborazione, la direzione artistica sarà affidata al direttore artistico di PianoLink, con la definizione di figure di co-direzione artistica e relative attribuzioni, per valorizzare il progetto creativo.

• • Budget:
    • Il Socio promotore è invitato a presentare un piano budgetario dettagliato per l’Evento. Gli eventuali introiti e/o contributi pubblici o privati ricevuti a nome di PianoLink serviranno a coprire i costi legati alla realizzazione e, quando possibile, a sostenere le attività istituzionali e di interesse generale dell’associazione. Le spese coperte da tali introiti dovranno essere documentate e rendicontate dal Socio promotore in modo preciso e analitico.
    • Eventuali costi imprevisti o spese eccedenti rispetto al budget approvato, saranno oggetto di discussione in buona fede tra le parti coinvolte, al fine di definirne modalità e criteri di copertura..
    • I Soci promotori possono presentare richieste di rimborso spese documentate, relative alla realizzazione dell’Evento, che saranno valutate e approvate dal Consiglio Direttivo. Eventuali compensi per prestazioni artistiche o professionali dovranno essere deliberati e autorizzati prima dell’Evento.

• • Invito Ufficiale:
    • Il primo invito a partecipare all’Evento, rivolto ai Soci e ai Contatti PianoLink, deve essere ufficiale e inviato dal Presidente.

• • Coinvolgimento:
    • Il coinvolgimento dei Soci sarà improntato a criteri che assicurino una partecipazione inclusiva e un confronto costruttivo. Quando la natura o le caratteristiche dell’Evento lo richiedano, la partecipazione potrà essere riservata a specifici profili artistici, professionali o organizzativi, purché la selezione avvenga in modo trasparente, motivato e coerente con gli obiettivi dell’iniziativa, e mai secondo criteri arbitrari, discriminatori o estranei alle finalità associative.

• • Temi e Repertori:
    • I temi e i repertori dell’Evento devono essere approvati e/o definiti in accordo con il Direttore Artistico, per assicurare una coerenza artistica.

• • Comunicazione e visibilità:
    • Anche in caso di Eventi realizzati in partnership con altri enti o soggetti, dovrà essere garantita a PianoLink un’adeguata e riconoscibile visibilità, coerente con il suo ruolo e il contributo apportato all’iniziativa.

• • Materiali di comunicazione e bozze:
    • Tutti i materiali di comunicazione e le bozze grafiche devono includere le menzioni e il logo istituzionale di PianoLink. Questi materiali saranno inviati preventivamente per l’approvazione del Direttore Artistico, garantendo così una presentazione coerente e professionale.

Art. 5 – Eventi esterni a PianoLink, organizzati da soggetti terzi

Si definisce “Evento esterno” ogni Evento organizzato da soggetti terzi, a cui i Soci partecipino in virtù della propria appartenenza a PianoLink o tramite Contatti PianoLink.

Il Socio che prenda parte – per invito diretto o indiretto – a un Evento esterno, è invitato a menzionare PianoLink in tutte le attività di comunicazione relative all’Evento.

In tali circostanze, i ringraziamenti rivolti agli organizzatori, ai direttori artistici e ad altri soggetti coinvolti dovranno essere accompagnati anche da quelli a PianoLink, sottolineando così il ruolo determinante dell’Associazione e valorizzando il legame di sostegno reciproco.

Se la partecipazione è frutto di un invito o di un coinvolgimento messo in atto da PianoLink, i ringraziamenti e/o le menzioni del soggetto terzo e dei suoi membri dovranno essere accompagnati da quelli per PianoLink, il direttore artistico e qualsiasi altro Socio di PianoLink che abbia avuto un ruolo significativo nell’organizzazione e gestione dell’opportunità.

Art. 6 – Inviti provenienti dall’esterno

Quando un soggetto esterno contatta un Socio di PianoLink per proporre il coinvolgimento dell’Associazione o di altri Soci in un Evento, il Socio coinvolto è tenuto a informare tempestivamente il Presidente e/o il Consiglio Direttivo, fornendo tutti i dettagli utili alla valutazione dell’iniziativa, e ad attenersi poi alle indicazioni da essi fornite. Al Socio sarà riconosciuto il giusto merito per aver attivato questa preziosa connessione.

Art. 7 – Sedi Virtuali Estere

Su proposta di un Socio residente o attivo all’estero, o dell’Associazione stessa, si potranno creare sedi virtuali di PianoLink nei Paesi esteri. La denominazione seguirà il format “PianoLink + il nome dello Stato in inglese”, ad esempio “PianoLink France” o “PianoLink Germany”.

Se più Soci propongono iniziative nello stesso Paese, sarà mantenuta un’unica denominazione, con la comunicazione coordinata dal Presidente e dal Direttivo. PianoLink potrà assegnare una delega specifica a un Socio estero, per una durata definita (ad esempio, 1 anno), che assumerà il ruolo di “PianoLink International Ambassador”.

É definito Ambassador il Socio designato dal Direttivo come referente per una sede virtuale estera di PianoLink.

Tutte le attività condotte dall’Ambassador saranno gestite con la massima trasparenza, con ruoli e attribuzioni definiti in accordo con il Presidente e il Consiglio Direttivo. L’Ambassador sarà, per la durata della sua designazione, portavoce dei principi e promotore dell’immagine dell’Associazione all’estero, con compiti specifici, mai di rappresentanza legale, sempre in coordinamento con il Presidente e il Consiglio Direttivo.

• • Titolarità e Procedure delle Sedi Virtuali Estere:
    • Le iniziative e le procedure burocratiche saranno formalmente intitolate all’Associazione. Ogni richiesta o comunicazione ufficiale a enti pubblici o privati o altri soggetti, dovrà essere autorizzata e sottoscritta dal Presidente.
      Il coinvolgimento di Soci e/o Contatti PianoLink avverrà in collaborazione con il Direttore Artistico per le programmazioni artistiche, e con il Consiglio Direttivo per tutti gli altri aspetti, tra cui quelli amministrativi, organizzativi, finanziari, promozionali. PianoLink permetterà l’accesso agli asset e alle risorse dell’Associazione secondo quanto deliberato dal Consiglio Direttivo. Per rafforzare la brand identity e promuovere una comunicazione efficace e coerente, all’Ambassador sarà assegnata una casella email dedicata con dominio @pianolink.it dotata di intestazione e firma istituzionale standard riportante il logo e i dati identificativi dell’Associazione e la firma in calce “PianoLink”, per tutte le comunicazioni in uscita e in entrata da quest’ultimo gestite. Sarà evitato l’uso di indirizzi email personali o professionali con dominio differente.
  • Sostenibilità economica:
    • Tutti gli Eventi proposti per la sede estera dovranno essere sostenibili e non gravare sulle risorse dell’Associazione, salvo eventuali stanziamenti e budget concordati e approvati dal Consiglio Direttivo.
  • Non Concorrenza:
    • L’Ambassador si impegna a non avviare, direttamente o indirettamente, iniziative che possano entrare in concorrenza con le attività ufficiali di PianoLink, garantendo così un ambiente collaborativo e sinergico.

Art. 8 – Proposte culturali e raccolte fondi

I Soci sono invitati a presentare proposte culturali, anche destinate a raccolte fondi, e/o alla valorizzazione delle iniziative di PianoLink. Gli Eventi realizzati presenteranno le seguenti caratteristiche:

• • • Direzione Artistica: La direzione artistica, se prevista, sarà affidata al Direttore Artistico di PianoLink. Potranno essere definite figure di co-direzione artistica, che di norma includeranno l’ideatore del progetto.
    • Il coordinamento potrà essere gestito dall’ideatore del progetto, in collaborazione e con la supervisione del Presidente e/o del Consiglio Direttivo.
    • I fondi raccolti per la realizzazione del progetto saranno destinati a coprire le spese relative, in linea con gli indirizzi generali stabiliti dal Consiglio Direttivo, che ne determinerà anche tempi, modalità e limiti, al fine di garantire una gestione trasparente, chiara e organizzata.

Art. 9 – Divulgazione di Eventi esterni tra i Soci

Gli Eventi promossi e/o organizzati da soggetti terzi possono essere divulgati tra i Soci previo consenso del Presidente, del Direttore Artistico o del Consiglio Direttivo. Eventuali locandine, cartoline e segnalazioni possono essere diffuse dopo aver ricevuto l’approvazione, assicurando un’informazione coordinata e di qualità.

Art. 10 – Social Network/Media e Canali di Comunicazione Interni

Nell’utilizzo di tutti i mezzi di comunicazione, i Soci si impegnano a rispettare un codice di condotta basato su correttezza e rispetto reciproco, inclusività e valorizzazione delle diversità, trasparenza, comportamento etico e collaborativo.

I Soci che condividono contenuti sui propri social riguardanti attività in cui PianoLink è direttamente o indirettamente coinvolta, si impegnano a:

• • • mantenere l’integrità dei materiali ufficiali, senza ritagli, editing o modifiche.
    • apporre tag e menzioni ai profili ufficiali di PianoLink, valorizzando così il brand.
    • includere riconoscimenti appropriati per i collaboratori, evidenziando il lavoro di squadra.
    • fornire crediti per foto, video e audio utilizzati, rispettando i diritti di proprietà intellettuale in modo trasparente.

I canali di comunicazione interni dell’Associazione (quali, a titolo esemplificativo, gruppi WhatsApp, mailing list o altre piattaforme di messaggistica) sono strumenti dedicati al coordinamento delle attività e alla condivisione di informazioni di interesse comune per i Soci e per l’Associazione. I Soci sono tenuti ad un uso attento e rispettoso di tali strumenti, volto a favorire uno scambio utile, costruttivo e coerente con le finalità associative.

Tra i principali strumenti di comunicazione che PianoLink adotterà in modo sempre più sistematico figurano l’APP PianoLink e il canale WhatsApp istituzionale. I Soci sono invitati a scaricare l’APP PianoLink, disponibile sugli store Android e iOS, e a salvare nella propria rubrica il numero WhatsApp istituzionale fornito dal Consiglio Direttivo e pubblicato sul sito web (attualmente +39 320 821 9240 anno 2025), indispensabile per ricevere correttamente le comunicazioni ufficiali. In assenza di tale salvataggio, i messaggi potrebbero non essere recapitati.

Poiché PianoLink è un’Associazione apolitica e apartitica, i canali interni non sono destinati alla diffusione di opinioni o contenuti di natura politica, ideologica o personale.
Qualora un Socio desideri condividere comunicazioni o notizie non inerenti all’attività associativa, ma potenzialmente di interesse per la comunità di PianoLink, potrà farlo previa condivisione e approvazione del Presidente o del Consiglio Direttivo in un’ottica di valorizzazione e coerenza con le finalità associative.

Art. 11 – Partecipazione alla vita associativa

Essere Soci di PianoLink significa aderire a un progetto culturale comune, fondato sulla condivisione, sulla diffusione della musica e sui valori umani e sociali che essa promuove.

L’appartenenza all’Associazione non si esaurisce nella partecipazione artistica o nell’organizzazione di eventi, ma si esprime anche attraverso la presenza, il sostegno e la promozione delle attività che PianoLink realizza.

A tal fine:

• • • • Partecipazione agli Eventi
        • Tutti i Soci sono invitati e incoraggiati a partecipare attivamente agli Eventi e alle iniziative dell’Associazione, indipendentemente dal proprio coinvolgimento diretto come artisti o organizzatori.
        • La partecipazione, anche come pubblico o sostenitori, rappresenta un gesto di riconoscenza verso l’impegno collettivo e contribuisce alla riuscita dei progetti comuni, rafforzando lo spirito di appartenenza e la missione culturale di PianoLink.
  • • • MiAmOr Music Festival
        • Tra le iniziative di PianoLink, il MiAmOr Music Festival rappresenta il momento più significativo della vita associativa e il simbolo della sua identità culturale e artistica.
        • Ogni Socio si impegna a parteciparvi attivamente e a presenziare ad almeno una delle sue giornate, salvo ragioni che ne impediscano la presenza, in spirito di condivisione e di sostegno reciproco verso gli altri Soci e verso l’Associazione.
  • • • Sostegno e promozione
        • Sostenere e promuovere le attività di PianoLink nel proprio ambiente personale e professionale costituisce parte integrante del contributo associativo, al pari della quota annuale o della collaborazione artistica.
          In questo modo ogni Socio contribuisce, secondo le proprie possibilità, alla crescita e alla diffusione della cultura musicale e dei valori che essa veicola.
  • • • Lealtà e coordinamento delle iniziative personali
        • Tutti i Soci si impegnano a non promuovere o aderire a iniziative che, per tempistica, contenuto o modalità di diffusione, possano distrarre la partecipazione dei Soci o del pubblico dagli Eventi e dalle attività ufficiali di PianoLink.
        • La pianificazione di eventuali progetti personali o di gruppo dovrà sempre tenere conto del calendario e delle priorità associative, nel rispetto del lavoro collettivo e dell’impegno di tutti i membri.

Art. 12 – Conflitto di interessi e non concorrenza

Ogni Socio che individui una potenziale situazione di conflitto tra i propri interessi personali o professionali e quelli di PianoLink è tenuto a darne tempestiva comunicazione al Presidente e al Consiglio Direttivo, astenendosi da decisioni o azioni fino al chiarimento della propria posizione.

La trasparenza e la lealtà nei rapporti interni rappresentano principi fondamentali per la tutela dell’Associazione e dei suoi membri.

In continuità con tali principi, in caso di recesso o di esclusione del Socio dall’Associazione, o di avvio di attività in concorrenza con PianoLink, il soggetto si impegna a non coinvolgere i Soci e/o i Contatti PianoLink per un periodo di due anni, nel rispetto dell’integrità e dei valori dell’Associazione.

Art. 13 – Privacy e patrimonio informativo

Informazioni Riservate: tutte le informazioni riguardanti know how, i budget dei progetti, i Contatti PianoLink, i contatti dei Soci e di terzi coinvolti e ogni altra informazione, dato, documento o materiale acquisiti o condivisi nell’ambito delle attività associative o durante i processi organizzativi o partecipativi devono essere gestiti con la massima riservatezza, garantendo un accesso limitato e sicuro. 

Tali informazioni, insieme ai format, ai materiali di comunicazione, alle strategie progettuali e ai contenuti creativi sviluppati in ambito PianoLink, costituiscono patrimonio immateriale e diritto di proprietà intellettuale dell’Associazione, e come tali devono essere rispettati, protetti e non utilizzati per fini estranei alle attività associative.

Art. 14 – Protezione delle informazioni e degli interessi generali

• • • Informazioni e Contatti PianoLink, in quanto asset strategici e patrimonio relazionale dell’Associazione, saranno rispettati e tutelati da ogni Socio. Essi non possono essere divulgati né utilizzati per scopi individuali o di terzi, tanto personali quanto ancor più professionali, né comunque per attività/scopi diversi da quelli associativi.
    • I Soci si impegnano ad evitare qualsiasi situazione di conflitto, per conto proprio o di terzi, derivante da una sovrapposizione tra interessi personali e interessi associativi. Qualora un Socio venga a conoscenza, tramite PianoLink o attraverso Soci e Contatti PianoLink, di affari, opportunità o situazioni che possano risultare di interesse sia per PianoLink sia per se stesso o per conto terzi, egli dovrà astenersi dall’intraprendere qualsiasi iniziativa fino a quando l’Associazione non avrà manifestato esplicitamente il proprio disinteresse. Il Socio informerà tempestivamente il Presidente o il Direttivo in caso di interesse per l’affare, promuovendo un approccio etico e responsabile a tutela dell’interesse generale.
    • Tutti i documenti relativi a Eventi e iniziative approvate (contratti, budget, materiali di comunicazione, rendiconti ecc…) devono essere trasmessi all’Associazione e archiviati, costituendo patrimonio documentale di PianoLink.

Art. 15 – Osservanza del Regolamento e coerenza con lo Statuto

L’adesione all’Associazione PianoLink comporta l’impegno a rispettare non solo lo Statuto, ma anche il presente Regolamento, che ne rappresenta attuazione e integrazione operativa.
Il rispetto di tali norme costituisce espressione della volontà di partecipare in modo leale, costruttivo e coerente alla vita associativa, contribuendo alla realizzazione degli scopi comuni e al mantenimento di un ambiente armonico e collaborativo.

La violazione delle disposizioni del presente Regolamento potrà essere interpretata come volontà di allontanarsi dallo spirito condiviso dell’Associazione e dai doveri previsti dall’articolo 8 dello Statuto, e potrà legittimare, nel rispetto della procedura stabilita dall’articolo 9 dello Statuto, l’adozione dei provvedimenti conseguenti da parte del Consiglio Direttivo.

Art. 16 – Revisione del Regolamento e validità

Il presente regolamento potrà essere modificato, integrato e sottoposto a revisione dal Consiglio Direttivo su richiesta del Presidente o di un membro del Consiglio stesso, e sottoposto all’approvazione dell’Assemblea dei Soci, garantendo così un processo di aggiornamento continuo e partecipativo. In caso di conflitto o difformità tra la versione italiana e quella inglese del presente Regolamento, la versione italiana prevarrà e sarà considerata, a tutti gli effetti legali e interpretativi, l’unico testo valido.